Case Study: „Genau mein Agil“ für den öffentlichen Dienst
„Genau mein Agil“ für den öffentlichen Dienst
Der Wunsch zweier Gemeinden, das Arbeiten in kommunalen Projektstrukturen zu verbessern war Ausgangspunkt für unsere Zusammenarbeit.
Im Rahmen einer Durchführbarkeitsstudie zur Entscheidungsunterstützung bei der Agilisierung der Stadtentwicklung haben wir innerhalb eines halben Jahres einen Prototypen entwickelt, der diesen Schritt (teilweise) elektronisch zu leisten vermag.
Die Idee, eben diesen „Genau mein Agil“-Prototypen im kommunalen und speziell Stadtentwicklungsumfeld zu testen, um niederschwellig zu hilfreichen Impulsen und konkreten Angeboten zur Prozessverbesserung zu kommen, wurde daher dankend von beiden Gemeinden angenommen.
Mit Hilfe eines halbstündigen Leitfragen-gestützten Interviews verschafften wir uns einen Überblick über das Projekt und seinen Kontext. Der Fokus lag dabei darauf, herauszufinden, was die dreigrößten Herausforderungen der Projektleiterin ihren Projektbereichen war.
Der im Rahmen des Forschungsprojekts mit wissenschaftlichen Auswertungen bestückte Prototyp ermittelte nach Kenntnis des Projektkontextes semi-automatisiert bis zu fünf konkrete agile Bausteine.
Nach einer kleinen Anpassung der ursprünglich aus der Software-Entwicklung stammenden agilen Bausteine an die kommunalen Bedürfnisse, konnten wir den Projektleitungen sehr schnell eine ausführliche Empfehlung an die Hand geben, wie die Arbeitsprozesse in ihren Projektumfeldern verbessert werden können.
Um den Projektkontext im Sinne von Können, Wollen und Dürfen zu berücksichtigen, haben wir diese Empfehlungen auch anhand einer Roadmap visualisiert, um sowohl die zeitliche Komponente als auch etwaige Projektabhängigkeiten zu berücksichtigen.
Vorteil für unsere Kunden-Kommunen: Mit unseren konkreten Empfehlungen, erlangten die Projektleiter Einblicke in mögliche agile Lösungsansätze für ihre Herausforderungen. Manche lassen sich sehr kleinteilig in Form eines Workshops zu Kommunikation oder eines Trainings zu Projektmanagement-Methoden angehen, andere bedürfen einer längeren Begleitung des Prozesses durch einen Agile Coach oder Moderator.
Case Study: „Genau mein Agil“-Workshop
Passgenaues Agiles Arbeiten in wissenschaftlichen Projektstrukturen beim Institut der deutschen Wirtschaft
Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) ist ein privates Wirtschaftsforschungsinstitut, das sich für eine freiheitliche Wirtschafts- und Gesellschaftsordnung einsetzt.
Agiles Arbeiten in den wissenschaftlichen Projektstrukturen des Instituts zu verbessern, war die Triebfeder Bagilstein zu beauftragen.
Die konkrete Fragestellung auf Kundenseite war dabei, ob Agilität die Lösung von Organisationsproblemen in Projekten sein könne, um z.B. den Überblick über (zu viele) verschiedene parallele Aufgaben zurück zu erlangen.
Im Rahmen der Auftragsbearbeitung offenbarte sich schnell die enorme Komplexität des konkreten Projekts “Netzwerk Q4.0”. Die Durchführung eines „Genau mein Agil“-Workshops schien der am besten passende Ansatz zu sein, um dem zu begegnen.
Bereits in der Vorbereitungsphase des Workshops konnte Philipp bei den IW-Mitarbeiter:innen mit dem ersten Learning punkten: Agilität wird nicht die Komplexität reduzieren! Aber es gibt aus dem agilen Werkzeugkasten Mittel und Wege die Komplexität handelbarer zu machen, z.B. durch Transparenz.
Als weitere Herausforderungen kristallisierten sich die Onboarding-Prozesse heraus, da das Projekt von einer hohen Mitarbeiter-Fluktuation geprägt war.
Die Entwicklung eines passgenauen „Genau mein Agil“-Workshops erfolgte durch Philipp und Thorben und startete zunächst mit der Vorbesprechung mit beiden Teamleitern zur Kontextabfrage und relevanten Teaminformationen.
Den „Genau Mein Agil“ Workshop führte Philipp dann mit allen 20 Mitarbeitern durch. Dies erfolgte remote und aufgeteilt auf 2 Einheiten zu je einem Tages- und eine Halbtages-Workshop.
Dabei wurden zunächst in die Problemstellungen nochmals im ganzen Projekt-Team besprochen um darauf aufbauend Trainings-Input zu einzelnen agilen Bausteinen zu geben. Während dieser Vorstellung der agilen Bausteine, gab es bereits für die Teilnehmer:innen die Möglichkeit, einzelne Bausteine zu bewerten und zu kommentieren hinsichtlich ihrer Nutzbarkeit im Team / Projekt.
Basierend darauf und anschließender Kleingruppenarbeit konnte Philipp dann zusammen mit dem Team die individuell passenden Bausteine mit dem Team aussuchen und bereits im Workshop einen ersten Draft für die Umsetzung definieren.
Mit wenig Nacharbeit konnten Philipp und Thorben dem Team der IW-Köln einen einfach umsetzbaren Fahrplan für die Einführung ihrer passenden Agilität an die Hand geben.
In der Retrospektive ,6 Wochen nach dem Workshop, war das Feedback durchweg positiv: Die ersten Bausteine wurden genutzt, lange nicht alle, aber die Motivation war spürbar, weitere Dinge umzusetzen und sich daran zu freuen, wie sich diese nach und nach einspielen und zu mehr Transparenz im Projekt führen.
Die Managementebene schätzte das leicht gewichtige Vorgehen und auch die Effizienz in nur 1,5 Tagen Workshop konkrete und passgenaue Umsetzungstipps für die Agilisierung zu erhalten. Daneben auch die Erkenntnis, dass agile Bausteine nicht nur in der Software-Entwicklung funktionieren, sondern auch im Umfeld Forschung und Wissenschaft.
